Sabe aquela sensação de que o dia deveria ser mais longo, para que você conseguisse executar todas as tarefas propostas? Existem algumas maneiras simples para conseguir maior produtividade no seu dia, e ainda ter tempo sobrando.
Isto é muito comum, no trabalho, nas tarefas do lar e até mesmo em momentos de lazer: parece que o dia voa e você não consegue fazer tudo que queria, ou tudo que precisa fazer naquele dia. Porque será que isso acontece?
Existem algumas explicações prováveis para este seu dia passar tão rápido: faltou organização ou priorização de tarefas, sobrecarga de afazeres no dia, procrastinações, desvios de foco e atenção e muitas outras possibilidades.
O importante, para ser mais produtivo, é seguir algumas dicas bem simples que podem ajudar no cumprimento de todas as tarefas ou, pelo menos, você vai conseguir identificar que está tendo mais obrigações diárias do que pode executar. Acompanhe.
Planejamento e Organização são as Palavras Chave
Não dá para executar qualquer tarefa se esta não tiver sido devidamente planejada antes. No ato da execução, segue-se o que foi planejado, organizadamente. Simples assim!
O parágrafo acima é perfeito e, diante dele, toda e qualquer tarefa poderá ser executada dentro do seu tempo e com total exatidão, só que na prática isso nem sempre acontece. E porque não acontece?
Porque existem imperfeições em um ou nos dois processos, ou seja, as tarefas foram mal planejadas ou mal executadas. Claro, temos sim que considerar também percalços no caminho, que também podem atrapalhar e inviabilizar a execução destes trabalhos.
Todavia, uma boa forma de garantir maior produtividade é, inicialmente, focar nestes dois processos:
1) Planejamento: planeje as tarefas executáveis diárias, seja do lar ou do seu trabalho. Geralmente há sempre um “time” para cada tarefa e isso deve ser posto neste planejamento, com total coesão e sem extremos.
Simples assim: o que dá para fazer dentro do tempo proposto ou disponível, objetivamente.
2) Organização: organizar as tarefas de acordo com prioridades e/ou dificuldades. Preferencialmente, execute as tarefas mais complicadas primeiro. E aqui também deve ser considerado momentos de descanso, alimentação, etc., porque ninguém é de ferro.
Execução de suas Tarefas Diárias: Como Conseguir Ser Mais Produtivo?
Tudo bem planejado e organizado, mas e na hora da execução, como fica? Aqui cabem algumas dicas bem simples para que tudo saia dentro dos conformes. Confira:
a) Foco é importante: um dos maiores segredos de como ser mais produtivo no seu dia é saber identificar qual é tarefa mais importante e trabalhar nela, preferencialmente, durante as primeiras horas do dia, sem interrupções.
b) O Celular é seu inimigo: isso mesmo, ele pode ser seu maior inimigo durante a execução de suas tarefas diárias. Aquela mensagem displicente, que você ia responder rapidamente e voltar ao trabalho, pode levar uma, duas ou mais horas de interrupção. Se não forem mensagens urgentes ou relacionadas ao trabalho, reserve momentos específicos para poder ler as mesmas.
c) As reuniões podem atrapalhar: reuniões na maioria das vezes são muito importantes para planejar, definir metas e objetivos, discutir problemas e soluções, etc. Por outro lado, reuniões em excesso atrapalham deveras a produtividade e não acrescentam nada.
Toda e qualquer reunião deve ser minimamente objetiva, direta, para que as decisões ali tomadas ou estabelecidas possam ser seguidas por um grande período de tempo.
d) Divida seu dia em blocos: isso vale também para toda a sua semana. Grandes empresários costumam separar dias da semana para cada tipo de atividade como, por exemplo, agendar reuniões para segunda, problemas administrativos para terças, quarta é do cliente e assim sucessivamente.
No seu dia, isso também é possível. Por exemplo, das 08hs às 10hs foco na tarefa “A”, das 10hs às 12hs foco na tarefa “B”, das 12hs às 13hs almoço e assim por diante.
e) Jamais execute a tarefa “B” sem terminar a “A”: não inicie a próxima tarefa do seu dia sem terminar a anterior, simplesmente para seguir um cronograma proposto, por exemplo. Se houveram imprevistos que ocasionaram atrasos na execução da tarefa “A”, isto vai impactar as outras tarefas também. Evite iniciar a próxima sem terminar a anterior, salvo se houverem prioridades que justifique isso.
f) Atenção com o seu descanso: não dá para pensar em maior produtividade se você não tiver energia suficiente para executar todas as tarefas necessárias do seu dia. Portanto, pensar em descanso, seja uma noite bem dormida, seus intervalos diários ou mesmo momentos de lazer, é imprescindível para que você consiga produzir mais.
Grandes empresas mundialmente conhecidas já perceberam isso e até exigem de seus colaboradores o aproveitamento integral de seus momentos de descanso. Então, respeite-os.
O Problema da Procrastinação
Não separei um item inteiro só para procrastinação à toa. Se você está acostumado a deixar muitas de suas atividades para depois, muita atenção nesta hora: você é um procrastinador!
Procrastinar é altamente improdutivo, não resolve seus problemas do dia e causam problemas para o dia seguinte. É uma verdadeira bola de neve, porque a tarefa não executada hoje, vai com certeza impedir a execução de outra tarefa amanhã e assim sucessivamente.
O dia tem 24 horas, não dá para mudar isso. Existem diferentes motivos que podem fazer com que você procrastine:
Falta de interesse na atividade;
Dificuldade não prevista no planejamento para a execução da tarefa;
Equivocada estimativa de tempo para a execução da atividade;
Cansaço por conta de uma execução mal planejada;
Falta de organização e de disciplina, entre outros.
Se você pretende ser mais produtivo, deve sempre lembrar do velho ditado: não deixe para amanhã o que pode (e deve) ser feito hoje! Mas eu vou dar algumas dicas para evitar a procrastinação:
a) Seja mais organizado: este foi, inclusive, o primeiro assunto deste artigo. Organize-se.
b) Separe momentos para distrações: celular, e-mail e até uma televisãozinha, precisam ter seu tempo pré-definido. Isto também faz parte da organização do seu dia e é igualmente importante.
c) Defina e respeite seus horários: ter horários bem definidos, até mesmo para a execução de tarefas domésticas, é muito importante e respeitá-los também.
d) Atenção com o ambiente: ter um ambiente certo e organizado para trabalhar é importante, evita desânimo e irritações desnecessárias. Um bom ambiente é aquele organizado, silencioso e que estimule a concentração.
e) Identifique a(s) causa(s): procure identificar o que está lhe causando procrastinação. Pode ser desânimo com sua atividade, falta de um ambiente tranquilo para trabalhar, indisposição, entre tantos outros. Identificar a causa é importante, para poder trata-la.
Conclusões
Todos nós temos tarefas diárias em qualquer âmbito, profissional ou não, e sabemos, de antemão, quanto tempo estas atividades demandam para serem cumpridas. Além das dicas acima, uma boa forma de garantir maior produtividade é ter foco, concentração e objetividade no que precisa ser feito.
Isso, com certeza, já lhe garante um ganho de tempo e produtividade bem significativos. Fica a dica!
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