Muitas pessoas pensam que ao trabalharem mais estão sendo mais produtivas, mas isto não é uma verdade absoluta. A gestão do tempo está presente em todos os âmbitos de nossas vidas, tanto pessoal como profissional.
Sabe aquele velho ditado que diz “quem trabalha muito, não tem tempo de ganhar dinheiro”? Ele faz todo sentido quando o assunto é administrar corretamente o seu tempo e gerencia-lo não significa exatamente programar cada detalhe, mas sim ter o controle sobre seu tempo disponível.
Em contrapartida, quem consegue administrar melhor o tempo, consegue também ser mais produtivo. Mas como ter o controle de todo o meu tempo disponível? Como administrá-lo corretamente?
Estas perguntas são muito comuns, inclusive no meio empresarial. Muitas empresas pecam por não administrarem corretamente o seu tempo. Que tal saber um pouco mais sobre o assunto gestão de tempo e produtividade, no dia a dia e no trabalho? Acompanhe.
O que é Gestão de Tempo?
Antes de começarmos é importante entender um pouco da didática de gestão de tempo, termo muito utilizado principalmente nas empresas. Pra simplificar a definição de gestão de tempo, podemos dizer que ela significa gerenciar as tarefas do dia a dia na intenção de tornar os esforços de cada pessoa cada vez mais eficazes.
A ideia central será sempre a de fazer o melhor no menor tempo possível. E como sei se estou fazendo isso? Basta se fazer uma pergunta bem simples: qual atividade no meu dia é mais importante e quanto tempo deve ser alocado para realiza-la?
Se não tiver, com clareza, a resposta à pergunta acima, isso quer dizer que precisa gerenciar melhor o seu tempo. E isso não é útil apenas em empresas, muito pelo contrário, uma dona de casa, por exemplo, precisa saber o que é mais importante e quanto tempo vai levar para realizar esta ou aquela tarefa.
Gestão de tempo é bem isso: saber qual tarefa deve ser feita primeiro (e quanto tempo levará para executá-la) e o que pode ser feito um pouco mais tarde. E isto não significa utilizar obrigatoriamente todo o seu tempo do dia.
Se já realizou as tarefas previstas para aquele dia, nada mais a fazer, você foi produtivo e pronto, sobrou tempo para fazer “nada”. Claro que, no conceito, fica bem mais simples, pois, a prática requer um pouco mais de estudo e atenção.
Qual a Importância da Gestão de Tempo?
A resposta é bem explícita: se você utiliza seu tempo melhor para realizar todas as tarefas/trabalhos do dia, logo, você será bem mais produtivo. Desde a hora em que um indivíduo levanta da cama, ele já tem em sua mente uma série de tarefas que vai precisar realizar ao colocar os pés no chão.
Esta organização, do que deve ser feito primeiro, segundo, terceiro, etc., faz parte de uma correta gestão de tempo e fazemos isso, na verdade, a todo instante, sem nem percebermos. Quando esta gestão não é feita corretamente, você tem a nítida sensação de que faltou tempo no seu dia e, pior ainda, você acaba deixando tarefas por fazer.
Peter Drucker é um pensador conhecido e considerado como sendo o pai da administração moderna. Ele conseguiu, em uma única frase, dizer com exatidão o que é gestão de tempo e qual a sua importância:
“O tempo é o recurso mais escasso e, a menos que seja gerenciado, nada mais pode ser gerenciado. ”
Conheça os 5 Passos para uma Correta Gestão de Tempo
Ficou confuso? Está em dúvida de como gerenciar melhor o seu tempo, para ser mais produtivo? Abaixo vou colocar 5 dicas úteis que podem ajudar. Na web você pode até encontrar muitas outras, mas já com as abaixo você vai conseguir administrar melhor o seu tempo. Confira:
1º. O Planejamento
Nada na vida tende a dar certo se não for bem planejado antes. Na gestão do seu tempo, você também precisa do planejamento e isto deve ser feito antes da execução de suas tarefas, do seu trabalho.
Liste todas as tarefas e atividades importantes que precisarão ser realizadas em um único dia em relação ao tempo que deve ser separado para a realização de cada uma delas.
O que é mais prioritário, obviamente, deve vir primeiro e nunca inicie uma próxima tarefa sem terminar a anterior. Tente, na medida do possível, concluir cada tarefa dentro do tempo estipulado.
Isto não é controle absoluto, isso é planejamento e organização.
2º. Tenha Metas e Objetivos bem Definidos
Para o dia, para a semana, para o mês e assim sucessivamente: você precisa ter metas e objetivos bem definidos. Isto significa, basicamente, saber onde você quer ir, como chegar lá (o que é preciso para chegar lá) e o tempo que gastará para concluir cada meta.
Toda meta e objetivo deve ser realista, preferencialmente desafiadora e possível de ser realizada. E meta tem vida curta, é para o dia, o mês no máximo. Objetivo geralmente tem vida longa e inclui várias tarefas/dia.
3º. Defina Corretamente os Prazos
É você quem deve definir seus prazos. Não será o seu supervisor, seu marido ou esposa ou qualquer um que seja que poderá definir quanto tempo você vai levar para executar determinada tarefa.
Pode até ser que a tarefa “X” tenha um parâmetro de “Y” horas para ser realizada e isto pode lhe servir de referência. No entanto, não quer dizer, necessariamente, que você vai realizar a tarefa “X” em exatamente “Y” horas.
Pode ser menos, ou mais. Isso precisa estar no consciente e bem exposto quando alguém lhe designar algum trabalho, ou você não estará administrando bem o seu tempo e, ao final, vai ser pior.
4º. Gaste o Tempo Certo na Tarefa Certa
Isto quer dizer que você precisa criar o hábito de fazer a coisa certa no momento certo, ou seja, há o tempo para a execução de “X” tarefas/dia e há o tempo para seu descanso, lazer, alimentação, entretenimento e outros tantos itens que são fundamentais para você e seu dia.
Comece conhecendo a diferença entre a tarefa que realmente é importante e urgente passando a identificar quais delas devem ser executadas no período de 1 dia, 1 semana, 1 mês e assim por diante. Isto está diretamente relacionado com suas metas e objetivos.
5º. Cuidado com as Reuniões
As reuniões geralmente são muito úteis para traçar metas, estratégias de negócio, etc. No lar, estas reuniões também existem e geralmente acontecem nas redes sociais, apps de mensagens e aquelas postagens intermináveis que tomam sua atenção no dia.
Só que as reuniões podem se tornar verdadeiras vilãs da gestão do seu tempo. Por isso, toda e qualquer reunião requer o máximo de objetividade, para que a mesma seja cumprida no menor tempo possível. Muitas reuniões no dia também é sinal de improdutividade e de que alguma coisa não está certa.
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